oleh : Agus Prajitno, S.Si.T., M.Eng. (Pranata Humas Ahli Madya)
Ketua Tim Kerja Humas Publikasi Dokumentasi dan Protokoler UINSI Samarinda
Disusun dan dicuplik dari berbagai sumber dan referensi dalam rangka untuk menyusun Tata Kelola dan Standarisasi Sumber Daya Manusia di Bidang Humas Publikasi dan Dokumentasi
Pada UIN Sultan Aji Muhammad Idris Samarinda
DEFINISI HUMAS
Hubungan masyarakat atau yang disingkat humas (bahasa Inggris: public relation, PR) adalah praktik mengelola penyebaran informasi antara individu atau organisasi dan masyarakat. Humas dapat mencakup sebuah organisasi atau individu yang mendapatkan eksposur ke khalayak mereka menggunakan topik kepentingan publik, siaran pers dan berita. Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi. Hubungan Masyarakat (Humas) adalah sebuah ilmu dalam rumpun ilmu sosial dan menjadi bagian ilmu dari induknya ilmu komunikasi. Selain ilmu, Humas juga menjadi profesi di bidang komunikasi, yakni profesi Hubungan Masyarakat atau Public relations. Orang yang bekerja di bidang tersebut disebut Public relations Officer/ Pejabat Humas atau praktisi humas, memang biasanya bekerja di sebuah lembaga/ instansi/ organisasi/ perusahaan (Ardianto: 2014). Public relations adalah seni dan ilmu pengetahuan sosial untuk menganalisis kecenderungan, memprediksi konsekuensi-konsekuensi, menasihati para pemimpin organisasi, dan melaksanakan program-program yang berencana mengenai kegiatan-kegiatan yang melayani baik kepentingan organisasi maupun kepentingan umum. Hubungan masyarakat adalah suatu usaha yang sadar untuk mempengaruhi orang terutama melalui komunikasi, guna berpikir baik terhadap suatu organisasi, menghargainya, mendukungnya dan ikut simpati bersamanya jika mendapat tantangan dan kesukaran. Humas merupakan salah satu fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. Melalui humas, manajemen kemudian menjelaskan, mengumumkan, mempertahankan, atau mempromosikannya kebijaksanaannya kepada publik dengan maksud untuk mengukuhkan pengertian dan penerimaan sehingga memperoleh saling pengertian dan itikad baik.
Menurut Cutlip, Center dan Broom (2009), hubungan masyarakat adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik.
Menurut Jefkins (1992), hubungan masyarakat adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.
Menurut Muntahar (1985), hubungan masyarakat adalah suatu kegiatan usaha yang berencana yang menyangkut itikad baik, rasa simpati, saling mengerti, untuk memperoleh pengakuan, penerimaan dan dukungan masyarakat melalui komunikasi dan sarana lain (media massa) untuk mencapai manfaat dan kesepakatan bersama.
FUNGSI HUMAS
Menurut Liliweri (2014), fungsi utama humas adalah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara lembaga/organisasi dengan publik, internal maupun eksternal, dalam menanamkan pengerti, menumbuhkan motivasi, dan partisipasi publik untuk menciptakan iklim pendapat umum (opini publik) yang menguntungkan lembaga (organisasi). Humas juga berfungsi menciptakan iklim yang kondusif dalam mengembangkan tanggung jawab serta partisipasi antar pejabat humas dan masyarakat (khalayak sebagai sasaran).
Menurut Cutlip, dkk (2009), fungsi humas adalah sebagai berikut:
1. Memudahkan dan menjamin arus opini yang bersifat mewakili publik-publik suatu organisasi, sehingga kebijaksanaan beserta operasionalisasi organisasi data dipelihara keserasiannya dengan ragam kebutuhan dan pandangan publik-publik tersebut.
2. Menasihati manajemen mengenai jalan dan cara menyusun kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi untuk dapat diterima secara maksimal oleh publik.
3. Merencanakan dan melaksanakan program-program yang dapat menimbulkan penafsiran yang menyenangkan terhadap kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi.
TUGAS HUMAS
Menurut Rachmadi (1992), tugas pokok humas adalah sebagai berikut:
1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi/pesan secara lisan, tertulis atau melalui gambar (visual) kepada publik, sehingga publik mempunyai pengertian yang hal ihwal lembaga, segenap tujuan serta kegiatan yang dilakukan.
2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum/masyarakat.
3. Mempelajari dan melakukan analisis reaksi publik terhadap kebijakan perusahaan/lembaga, maupun segala macam pendapat (public acceptance dan non-accaptance).
4. Penyelenggaraan hubungan baik dengan masyarakat dan media massa untuk memperoleh penerimaan publik (public favour), pendapat umum (public opinion) dan perubahan sikap.
PERAN HUMAS
Menurut Ruslan (2014), peran humas dalam suatu organisasi atau perusahaan antara lain adalah sebagai berikut:
1. Communicator
Kemampuan sebagai komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui media cetak atau elektronik dan lisan (spoken person) atau tatap muka dan sebagainya. Di samping itu, humas juga bertindak sebagai mediator dan sekaligus persuader.
2. Relationship
Kemampuan peran humas membangun hubungan yang positif antara lembaga yang diwakilinya dengan publik internal dan eksternal. Juga, humas berupaya menciptakan saling pengertian, kepercayaan, dukungan, kerja sama dan toleransi antara kedua belah pihak (manajemen/ pimpinan dan khalayak).
3. Back up Management
Melaksanakan dukungan manajemen atau menunjang kegiatan lain, seperti manajemen promosi, pemasaran, operasional, personalia dan sebagainya untuk mencapai tujuan bersama dalam suatu kerangka tujuan pokok perusahaan/ institusi atau organisasi.
4. Good Image Maker
Menciptakan citra atau publikasi yang positif merupakan prestasi, reputasi dan sekaligus menjadi tujuan utama bagi aktivitas public relations dalam melaksanakan manajemen kehumasan membangun citra atau nama baik lembaga atau organisasi dan produk yang diwakilinya.
PROGRAM DAN STRATEGI PEKERJAAN HUMAS
Menurut Widjaja (2008), program-program humas secara umum yang biasa dilaksanakan adalah:
1. Program pelayanan. Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis, termasuk penyelenggaraan display tetap dan pameran
2. Program mediator. Program ini berupa penerbitan berbagai media massa, penyelenggaraan konferensi pers, wisata pers, menjawab surat pembaca, menanggapi tajuk rencana yang negatif dan lain-lain.
3. Program dokumentator. Program ini berupa pembuatan dokumentasi film, foto rekaman (kaset audio dan video), transkrip pidato dan lain-lain.
Menurut Ruslan (2014), terdapat beberapa pendekatan atau strategi humas yang bisa digunakan, antara lain yaitu:
1. Strategi operasional. Melalui pelaksanaan program humas yang dilakukan dengan pendekatan kemasyarakatan (sociologi approach), melalui mekanisme sosial kultural dan nilai-nilai yang berlaku di masyarakat dari opini publik atau kehendak masyarakat terekam pada setiap berita atau surat pembaca yang dimuat di media massa.
2. Pendekatan persuasif dan edukatif. Fungsi humas adalah menciptakan komunikasi dua arah (timbal balik) dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya yang bersifat mendidik dan memberikan penerangan, maupun dengan melakukan pendekatan persuasif, agar tercipta saling pengertian.
3. Pendekatan tanggung jawab sosial. Menumbuhkan sikap tanggung jawab sosial bahwa tujuan dan sasaran yang hendak dicapai tersebut bukan ditujukan untuk mengambil keuntungan sepihak dari publik sasarannya, namun untuk memperoleh keuntungan bersama.
4. Pendekatan kerja sama. Berupaya membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan berbagai kalangan, baik hubungan ke dalam maupun keluar untuk meningkatkan kerja sama.
Pekerjaan humas dapat dijalankan sesuai dengan perannya apabila proses pelaksanaan sudah sesuai dengan tugas yang ditetapkan. Menurut Widjaja (2008), proses pelaksanaan pekerjaan humas adalah sebagai berikut:
1. Menyelidiki dan mendengar (fact finding). Taraf research-listening atau fact finding, meliputi penelitian pendapat, sikap dan reaksi orang-orang atau publik. Di sini dapat diketahui masalah apa yang sedang dihadapi.
2. Mengambil ketentuan dan merencanakan (planning). Setelah pendapat, sikap dan reaksi publik dianalisa lalu diintegrasikan atau diserahkan dengan kebijaksanaan dan kegiatan organisasi. Pada taraf ini bisa ditemukan pilihan yang diambil.
3. Melaksanakan komunikasi (communicating). Rencana-rencana harus dikomunikasikan dengan semua pihak yang bersangkutan dengan metode yang sesuai. Dalam tahap ini: menerangkan (menjelaskan) tindakan yang diambil dan apa alasan jatuhnya pilihan tersebut.
4. Penilaian (evaluation). Dinilai segi-segi berhasil dan tidaknya, apa sebab-sebabnya, apa yang sudah dicapai apa kiat-kiat yang menjadi fariabel keberhasilan dan apa faktor penghambatnya.
PEMBENTUKAN CITRA POSITIF PERGURUAN TINGGI MELALUI FUNGSI KEHUMASAN
Fungsi sentral Humas perguruan tinggi adalah menunjang manajemen dalam mencapai tujuan perguruan tinggi dengan komunikasi sebagai kegiatannya yang utama. Sasaran kegiatan humas adalah publik intern dan ekstern, sedangkan tujuannya adalah terbinanya hubungan harmonis antara perguruan tinggi yang diwakilinya dengan publiknya dengan tujuan akan tercipta citra positif, kemauan yang baik, saling menghargai, saling timbul pengertian, toleransi antara kedua belah pihak yang terkait dan sebagainya. Dengan demikian, perguruan tinggi yang unggul adalah perguruan tinggi yang mampu mengelola hubungan dengan stakeholder nya yang meliputi mahasiswa, dosen, staf administrasi, alumni, masyarakat, pemerintah, media pers, orang tua mahasiswa, dll, sehingga melalui hubungan yang baik dan strategis itu dapat mencapai tujuan perguruan tinggi secara realistis. Peran Humas semakin strategis terlebih dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, meningkatnya persaingan perguruan tinggi, berkembangnya media massa cetak dan eletronik, kritisnya pandangan masyarakat terhadap perkembangan pendidikan tinggi dan kebijakan-kebijakan pemerintah pusat dan daerah yang terkait dengan pendidikan dan perguruan tinggi, menyebabkan perguruan tinggi harus mampu mengelola informasi yang akan disampaikan pada masyarakat agar masyarakat dapat memperoleh pemahaman yang jelas dan lengkap tentang perguruan tinggi.
Humas perguruan tinggi dituntut untuk mampu membangun citra positif terhadap lembaga dalam memasuki era persaingan ini, menumbuhkan komunikasi yang sinergis antara lembaga pendidikan dengan masyarakat dan membangun institusi responsif terhadap dinamika masyarakat. Dengan demikian fungsi humas perguruan tinggi dituntut selalu profesional dalam mengelola informasi sehingga terwujudnya citra positif lembaga. Tuntutan ini mensyaratkan perlunya manajemen terhadap pengelolaan komunikasi di perguruan tinggi. Program kerja humas yang baik harus didasarkan pada pemahaman yang tepat terhadap persoalan kehumasan yang dihadapi oleh sebuah organisasi. Tingginya persaingan antar perguruab tinggi baik negeri maupun swasta dalam merebut animo calon mahasiswa, perkembangan teknologi komunikasi informasi termasuk di dalamnya media massa cetak maupun eletronik yang mengakibatkan derasnya arus informasi ke masyarakat, serta pengelolaan perguruan tinggi masa yang akan datang semakin otonom, menyebabkan perguruan tinggi saat ini sudah harus mulai mengedepankan aspek citra dan reputasinya melalui kegiatan atau upaya-upaya kehumasan. Pencitraan dan reputasi perguruan tinggi saat ini tidak lagi bersifat lokal tetapi sudah berskala nasional dan internasional untuk memperluas kiprah perguruan tinggi dalam ilmu pengetahuan dan teknologi. Kondisi di atas menuntut peningkatan peran dan fungsi Humas perguruan tinggi dari peran sebagai unit yang membagikan brosur, dan membuat kliping, ditingkatkan menjadi mediator untuk membantu pimpinan perguruan tinggi mendengarkan kritikan, saran, dan harapan masyarakat. Humas juga harus diperankan sebagai juru bicara yang mampu menjelaskan informasi dan kebijakan dari pimpinan perguruan tinggi, membina hubungan harmonis dengan publik intern (dosen, mahasiswa, karyawan, manajemen) dan hubungan kepada publik ekstern (orang tua mahasiswa, media massa, pihak terkait lainnya), membina komunikasi dua arah kepada publik internal dan eksternal dengan menyebarkan pesan, informasi, dan publikasi hasil penelitian, dan berbagai kebijakan yang telah ditetapkan pimpinan, dan membantu mencari solusi dalam meyelesaikan masalah antar perguruan tinggi dengan mengidentifikasi dan menganalisis suatu opini atau berbagai persoalan, baik yang ada di perguruan tinggi maupun di masyarakat.
Rekrutmen tenaga Humas perguruan tinggi harus selektif. Untuk dapat mengkomunikasikan apa dan bagaimana sebuah perguruan tinggi agar dipahami dengan benar oleh publiknya, dibutuhkan Humas yang memiliki kemampuan mengkomunikasikan pesan lembaganya guna menciptakan keperdulian masyarakat dan menekan resiko kesalahpahaman dan dampak negatif lainnya. Humas harus pandai memilih dan mengemas informasi yang ada sehingga bernilai dimata publik. Humas dituntut untuk mampu merancang program-program komunikasi dan menggunakan berbagai media dan sarana yang dipilih sesuai dengan tujuan komunikasi dan sasaran khalayaknya. Tidak itu saja, Humas juga harus mampu melakukan evaluasi pemberitaan yang berpengaruh pada pencitraan serta memiliki keahlian dalam manajemen isu. Humas perguruan tinggi harus memiliki pemahaman yang jelas terhadap persoalan kehumasan yang dihadapi oleh lembaganya, sehingga misi pokok Humas perguruan tinggi untuk membangun image positif, menumbuhkan komunikasi yang sinergis antara perguruan tinggi dengan masyarakat dan membangun institusi yang responsif terhadap dinamika masyarakat dapat terwujud.
Dalam praktiknya, media humas ada dua yaitu media humas eksternal dan media humas internal. Ruang lingkup media humas internal lebih kepada kegiatan komunikasi internal dengan sasaran internal perguruan tinggi itu sendiri. Tingkat efektivitas dari humas internal sangat dipengaruhi oleh tiga hal yaitu: 1) keterbukaan pihak manajemen, 2) kesadaran, dan 3) pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi dengan para pegawai, dan keberadaan seorang manajer humas yang tidak hanya ahli dan berpengalaman, tetapi juga didukung oleh sumber-sumber daya teknis yang modern. Perangkat media internal sangat variatif, namun pada umumnya perguruan tinggi hanya menggunakan sebagian kecil dari sekian banyak perangkat yang ada seperti jurnal internal, papan pengumuman, kotak saran, CCTV (Close Circuit Television), stasiun radio sendiri, serta perangkat lainnya yang tentunya disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampaun perguruan tinggi.
HUMAS YANG BAIK
Humas (Hubungan Masyarakat) yang baik merupakan tulang punggung dalam membangun citra positif organisasi di mata publik. Humas bertugas menciptakan komunikasi yang efektif antara organisasi dengan masyarakat. Prinsip utama dalam humas yang baik meliputi kejujuran, keterbukaan, profesionalisme, dan kepekaan terhadap kebutuhan masyarakat. Humas yang baik harus mampu mengidentifikasi audiens utama, memahami dinamika sosial, dan menyampaikan pesan secara jelas dan persuasif. Menurut Doddy Zulkifli Indra Atmanaja, Sub Koordinator Humas Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Riset, Dan Teknologi, Meningkatkan Brand Kampus menjadi salah satu tugas praktisi Humas Perguruan Tinggi. Ada empat tugas pokok Humas Perguruan Tinggi, diantaranya:
1. Menciptakan Citra
Setiap institusi kampus pasti memiliki visi dan tujuan yang berbeda-beda. Citra yang hendak dimunculkan oleh praktisi Humas Kampus hendaknya harus selaras dengan visi organisasi. “Humas harus mampu menentukan seperti apa brand dari organisasi tersebut ingin dikenal,”
2. Menciptakan Ketertarikan
Salah satu stakeholder dari institusi pendidikan tinggi adalah remaja yang sedang menempuh pendidikan di SMA/Sederajat. Oleh karena itu, Humas perlu membidik calon mahasiswa dengan menciptakan keunikan agar kampus menjadi lebih menarik atau diminati target audiens yang ingin disasar.
3. Menciptakan Simpati
Menurut Anil Hakim dalam penelitiannya yang berjudul Strategi Humas Dalam Meningkatkan Citra Positif (2018), citra positif sangat diharapkan oleh institusi untuk mendapatkan simpati dari khalayak. Sekaligus, menjadi pemicu audiens untuk tertarik terhadap institusinya.
4. Menciptakan Kesamaan Pengetahuan Dan Pesan
Selayaknya tujuan berkomunikasi pada umumnya, sebagai komunikator lembaga pendidikan, persepsi publik atas informasi yang disampaikan oleh Humas hendaknya sama.
Keempat Tugas Pokok Humas Perguruan Tinggi Tersebut Dapat Terpenuhi Jika Humas Mampu Menciptakan Strategi Komunikasi Yang Efektif. (AZA)
____________________________________________________________________________
STRATEGI KOMUNIKASI
DEFINISI STRATEGI KOMUNIKASI
Strategi komunikasi adalah rencana terstruktur dan terencana yang dirancang untuk menyampaikan pesan secara efektif kepada audiens tertentu guna mencapai tujuan komunikasi. Strategi ini mencakup metode, saluran, dan pendekatan yang digunakan untuk memastikan pesan yang dapat diterima, dipahami, dan menghasilkan respons yang diinginkan.
ENAM ELEMEN PENTING DALAM STRATEGI KOMUNIKASI:
1. Tujuan Komunikasi,
Menentukan apa yang ingin dicapai, seperti meningkatkan pemahaman, membangun hubungan, atau mengubah perilaku audiens.
2. Identifikasi Audiens
Memahami karakteristik, kebutuhan, dan preferensi audiens untuk menyesuaikan pesan.
3. Pesan Utama
Menyusun pesan yang jelas, ringkas, dan relevan dengan audiens.
4. Saluran Komunikasi
Memilih media atau platform yang sesuai, seperti media cetak, digital, atau tatap muka.
5. Pendekatan dan Gaya Komunikasi
Menentukan nada, bahasa, dan cara penyampaian pesan agar sesuai dengan konteks dan audiens.
6. Evaluasi dan Penyesuaian
Mengukur efektivitas strategi dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.
Strategi komunikasi yang baik membantu memastikan bahwa pesan tidak hanya sampai kepada audiens, tetapi juga dipahami dan berdampak sesuai harapan.
_________________________________________________________________
PUBLIKASI
Dari Wikipedia bahasa Indonesia: Publikasi, adalah proses membuat konten yang diperuntukkan bagi publik atau umum. Sementara penggunaan yang lebih spesifik dapat bervariasi dimasing-masing negara, biasanya diterapkan untuk teks, gambar, atau konten audio visual lainnya di media apapun, termasuk kertas (seperti surat kabar, majalah, katalog, dll) atau bentuk penerbitan elektronik seperti situs, buku elektronik, CD, dan MP3. Kata publikasi berarti tindakan penerbitan, dan juga mengacu pada setiap salinan.
Definisi menurut hukum dan hak cipta: “Publikasi” adalah sebuah istilah teknis dalam konteks hukum dan utama dalam hukum hak cipta. Seorang penulis umumnya adalah pemilik awal dari suatu hak cipta bagi pekerjaannya. Suatu hak cipta diberikan bagi penulis atas karyanya, di mana hal itu merupakan hak ekslusif yang diberikan untuk memublikasikan hasil karyanya.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kata ‘publikasi’ memiliki arti sebagai berikut:
• publikasi: /pub·li·ka·si/ n 1 pengumuman; 2 penerbitan. Contoh: publikasi tt objek-objek pariwisata janganlah diremehkan;
• publikasi primer: jurnal dan publikasi berseri yg merupakan kumpulan makalah dng subjek yg sama atau publikasi yg disajikan pd konferensi atau pertemuan yg sama;
• memublikasikan: /me·mub·li·ka·si·kan/ v mengumumkan; menerbitkan; menyiarkan atau menyebarkan (buku, majalah, dsb);
• terpublikasi: /ter·pub·li·ka·si/ v sudah atau dapat dipublikasikan;
• pemublikasian: /pe·mub·li·ka·si·an/ n proses, cara, perbuatan memublikasikan
PENJELASAN ARTI ‘PUBLIKASI’ DI KAMUS BESAR BAHASA INDONESIA
Publikasi adalah proses di mana informasi, ide, atau hasil karya dibagikan ke khalayak umum. Ada dua arti utama dari kata publikasi ini, yang pertama adalah pengumuman. Jadi, bisa dikatakan bahwa publikasi adalah cara untuk memberi tahu orang banyak tentang sesuatu, seperti informasi penting atau kejadian yang akan datang.Arti kedua dari publikasi adalah penerbitan. Ini berarti proses di mana sesuatu seperti buku, majalah, atau artikel dibuat dan disebarkan kepada publik. Misalnya, kalau ada seseorang yang menulis tentang tempat-tempat pariwisata, dan tulisannya itu dicetak dalam bentuk buku atau dimuat dalam situs web, itulah yang disebut dengan publikasi. Publikasi tak hanya tentang buku atau artikel saja, tapi juga hal-hal seperti foto, video, atau bahkan musik bisa diterbitkan. Salah satu jenis khusus dari publikasi adalah “publikasi primer.” Ini adalah jenis publikasi yang sangat penting dalam dunia ilmiah dan akademis.
PUBLIKASI YANG BAIK
Publikasi yang baik adalah kunci dalam menyampaikan informasi kepada khalayak luas. Hal ini melibatkan penyusunan konten yang menarik, informatif, dan relevan dengan audiens target. Publikasi yang efektif memanfaatkan berbagai saluran komunikasi seperti media cetak, media digital, dan media sosial. Konsistensi dalam pesan dan desain, serta pemahaman terhadap waktu dan konteks publikasi, adalah faktor penting dalam memastikan publikasi mencapai tujuan yang diinginkan.
__________________________________________________________________________
DOKUMENTASI
Pengertian Dokumentasi, pada dasarnya, dokumentasi diambil dari bahasa inggris, yakni documentation. Dilansir dari laman resmi anda oxfordlearnersdicrionaries, ada dua pengertian arsip atau documentation. Pertama, yakni menyuguhkan informasi atau bukti sah yang bermanfaat untuk catatan. Kedua, sebagai upaya menulis dan mengkategorikan sebuah informasi dalam format tulisan, foto, video, dan lain-lain. Jadi, dapat ditarik benang merah bahwa definisi “dokumentasi merupakan bentuk pekerjaan atau proses sistematis dalam mengerjakan pencarian, pemakaian, penyelidikan, penghimpunan, dan penyediaan dokumen untuk mendapat penerangan pengetahuan, keterangan, bukti dan untuk disebarkan kepada pihak yang berkepentingan”. Di samping itu, definisi dokumentasi yaitu suatu format kegiatan atau proses dalam menyediakan sekian banyak dokumen dengan memanfaatkan bukti yang akurat menurut pendaftaran dari sekian banyak sumber. Beberapa pihak terdapat yang memandang bahwa arsip sama dengan format kearsipan dalam perpustakaan, nyatanya jelas berbeda. Beberapa berpengalaman bahkan menuliskan bahwa definisi dokumentasi ialah penghimpunan dokumen atas sebuah subjek tertentu. Contohnya, data yang didapatkan dari proses dokumentasi dapat dimanfaatkan untuk mengenalkan kampus secara lengkap untuk mahasiswa baru.
PENGERTIAN DOKUMENTASI MENURUT PARA AHLI
Agar lebih mengetahui apa itu dokumentasi, maka kita bisa merujuk pada pendapat beberapa para ahli berikut ini:
1. Paul Marie Ghislain Otlet
Dalam International Economic Conference 1905, Paul Otlet mengulas pengertian dokumentasi merupakan kegiatan eksklusif yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan data serta penyebaran dokumen.
2. Tung Palan
Berdasarkan keterangan dari Tung Palan, definisi dokumentasi yakni catatan otentik yang dapat diperlihatkan dan dijadikan bukti secara hukum dimana arsip tersebut mengandung data menyeluruh dan nyata.
4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Menurut keterangan dari KBBI, pengertian dokumentasi ialah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pendataan bukti dari penjelasan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.
5. Ensiklopedia Britania
Berdasarkan keterangan dari Ensiklopedia Britania, definisi dokumentasi merupakan pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan memakai alat-alat laksana indeks, inti sari dan esai, di samping dapat pun memakai teknik tradisional agar informasi itu dapat tercapai.
6. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)
Menurut keterangan dari FID makna dokumentasi yaitu aktivitas mengoleksi dan menyebarkan sekian banyak jenis dokumen tentang seluruh lapangan kegiatan manusia.
FUNGSI DOKUMENTASI
1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum
a. Menyediakan informasi mengenai isi dokumen untuk pemakai
b. Memberikan perangkat bukti dan data akurat mengenai penjelasan dokumen
c. Melindungi dan menyimpan jasmani serta isi dokumen
d. Menghindari kehancuran terhadap dokumen
e. Mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian semua ilmuwan
f. Mengembangkan koleksi dokumen untuk bangsa dan negara
g. Memberikan garansi keutuhan dan keotentikan infomasi dan data yang terdapat dalam dokumen.
2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan/Lembaga
Dalam perusahaan/Lembaga, ada banyak sekali fungsi dokumentasi, antara lain:
a. Sebagai kenangan/sejarah yang dipakai untuk mengawal instansi
b. Membantu memungut keputusan, mengerjakan perencanaan dan mengerjakan pengawasan
c. Digunakan sebagai perangkat pembuktian
d. Digunakan sebagai rujukan histors
e. Penyedia informasi untuk keuangan, personalia, kegiatan dan hal hal yang akan pasti diperlukan saat ini dan yang akan datang
f. Untuk kebutuhan pendidikan pegawai/mahasiswa baru
g. Untuk merawat hubungan lembaga dengan masyarakat, terlebih klien/mitra/pengguna.
TUJUAN DOKUMENTASI
Dokumentasi memiliki tujuan yang sangat penting dalam berbagai konteks, tergantung pada bidang atau kegiatan tertentu. Di berbagai industri dan disiplin ilmu, tujuan dokumentasi melibatkan pengarsipan informasi, pemeliharaan catatan, dan penyampaian pengetahuan.
Berikut adalah beberapa tujuan umum dari dokumentasi:
1. Referensi dan Penyelidikan: Memberikan referensi yang dapat diakses untuk informasi terkait suatu topik atau proses. Contoh, Manual pengguna, panduan teknis, atau basis pengetahuan yang mendokumentasikan cara melakukan tugas tertentu.
2. Pelacakan Proses dan Kinerja: Memonitor dan mengevaluasi kinerja suatu sistem, prosedur, atau proyek. Contoh, Laporan harian, catatan proyek, atau catatan pemeliharaan yang mencatat perubahan dan perbaikan.
3. Pelatihan dan Pengembangan: Memberikan materi yang dapat digunakan untuk pelatihan dan pengembangan karyawan atau pengguna. Contoh, Modul pelatihan, tutorial, atau materi pembelajaran online.
4. Keamanan dan Kepatuhan: Menyediakan panduan dan kebijakan untuk menjaga keamanan informasi dan mematuhi peraturan atau standar tertentu. Contoh,Kebijakan keamanan informasi, panduan privasi, atau prosedur kepatuhan.
5. Pemeliharaan Sistem dan Perangkat: Memberikan informasi tentang pemeliharaan rutin, pemecahan masalah, dan peningkatan sistem atau perangkat. Contoh : Buku manual perawatan perangkat keras, dokumentasi pembaruan perangkat lunak, atau panduan pemecahan masalah.
6. Audit dan Verifikasi: Memberikan catatan dan bukti untuk proses audit atau verifikasi eksternal. Contoh, Dokumentasi kepatuhan, catatan akuntansi, atau laporan keuangan.
7. Peningkatan Proses dan Efisiensi: Memberikan informasi untuk menganalisis dan meningkatkan proses atau operasi. Contoh, Laporan evaluasi kinerja, dokumentasi perubahan proses, atau catatan perbaikan kontinu.
8. Penelitian dan Pengembangan Produk: Mencatat langkah-langkah dalam proses penelitian dan pengembangan produk.
Contoh : Catatan desain, catatan uji coba, atau dokumentasi pengembangan produk.
9. Pelaporan dan Komunikasi: Menyampaikan informasi secara efektif kepada pemangku kepentingan internal atau eksternal. Contoh, Laporan bulanan, dokumen proposal proyek, atau presentasi bisnis.
10. Warisan Pengetahuan: Mewariskan pengetahuan dan pengalaman kepada generasi berikutnya atau anggota tim yang baru. Contoh, Dokumentasi arsitektur sistem, warisan kode, atau catatan pengalaman proyek.
Dengan memahami tujuan dokumentasi, suatu organisasi atau individu dapat memastikan bahwa dokumen yang dihasilkan memberikan nilai tambah dan mendukung efektivitas dalam pelaksanaan tugas dan pencapaian tujuan.
JENIS-JENIS DOKUMENTASI
Secara umum, dokumentasi dapat dipisahkan menjadi beberapa jenis, di antaranya merupakan:
1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan
a. Dokumen Pribadi; dokumen bersangkutan dengan kepentingan individu. Contohnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
b. Dokumen Niaga; dokumen yang bersangkutan dengan perdagangan atau transaksi jual beli. Contohnya: cek, nota, kuitansi.
c. Dokumen Pemerintah, yakni dokumen berhubungan informasi ketatanegaraan sebuah pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.
2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik
a. Dokumen Literer; dokumen yang ada sebab dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Umumnya dokumen ini terdapat di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, film.
b. Dokumen Korporil; dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen ini terdapat di museum. Contoh: patung, fosil, dan lain-lain.
c. Dokumen Private; dokumen berupa surat/ dokumentasi yang seringkali disimpan dengan sistem kearsipan. Contoh: surat niaga, surat dinas, laporan.
3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya
Dilihat dari sisi fungsinya, jenis dokumentasi dapat dipecah menjadi dua, yaitu:
a. Dokumentasi dinamis, yakni dokumen yang dapat digunakan secara langsung dalam penyelesaian kegiatan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif).
b. Dokumentasi statis, yakni dokumen yang tidak dapat digunakan secara langsung dalam penyelesaian kegiatan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).
4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya
a. Dokumen tekstual; dokumen yang mengandung informasi dalam format tertulis. Contoh: majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain.
b. Dokumen nontekstual; dokumen yang menyajikan informasi dalam format teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.
5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya
a. Dokumen fisik; dokumen yang bersangkutan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain-lain.
b. Dokumen intelektual; dokumen yang diciptakan menurut tujuan, isi subjek, sumber, cara penyebaran, teknik memperoleh, kemurnian dokumen, dan lain-lain.
6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi
a. Dokumen Primer; dokumen yang menyajikan informasi mengenai hasil riset asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi.
b. Dokumen Sekunder; dokumen yang menyajikan informasi tentang literatur primer. Biasanya disebut pun dengan dokumen bibliografi.
c. Dokumen Tersier; dokumen yang menyajikan informasi tentang literatur sekunder. Contoh: buku, teks petunjuk literatur.
DOKUMENTASI YANG BAIK
Dokumentasi yang baik merupakan upaya untuk merekam dan menyimpan berbagai aktivitas atau kejadian secara sistematis. Dokumentasi yang berkualitas melibatkan proses pencatatan, pengarsipan, dan pelaporan yang rapi serta mudah diakses. Teknologi digital saat ini memungkinkan pengarsipan dalam bentuk teks, gambar, video, dan format multimedia lainnya. Dokumentasi yang baik tidak hanya berfungsi sebagai arsip sejarah, tetapi juga sebagai alat evaluasi dan referensi masa depan.
PROTOKOLER
Pengertian Protokol, Protokoler, dan Keprotokolan
Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat. Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis : protocole, bahasa Latin : protocoll(um), dan bahasa Yunani : protocollon. Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan zaman, pengertiannya berkembang semakin luas, yakni keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional. Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.
Pengertian menurut UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan:
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.
UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan adalah pengganti Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol yang sudah dianggap tidak sesuai dengan perkembangan zaman dan kondisi kekinian. Dalam UU No. 9 Tahun 2010 Bab I, Ketentuan Umum, Pasal 1 menyebutkan berbagai difinisi dan hal-hal yang terkait langsung keprotokolan sebagai berikut:
1. Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau Acara Resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.
2. Acara Kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia negara secara terpusat, dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden, serta Pejabat Negara dan undangan lain.
3. Acara Resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh Pejabat Negara dan/atau Pejabat Pemerintahan serta undangan lain.
4. Tata Tempat adalah pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.
5. Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.
6. Tata Penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, Perwakilan Negara Asing dan/atau Organisasi Internasional, dan Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.
7. Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga negara sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 dan Pejabat Negara yang secara tegas ditentukan dalam Undang-Undang.
8. Pejabat Pemerintahan adalah pejabat yang menduduki jabatan tertentu dalam pemerintahan, baik di pusat maupun di daerah.
9. Tamu Negara adalah pemimpin negara asing yang berkunjung secara kenegaraan, resmi, kerja, atau pribadi ke negara Indonesia.
10. Tokoh Masyarakat Tertentu adalah tokoh masyarakat yang berdasarkan kedudukan sosialnya mendapat pengaturan Keprotokolan.
11. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah lembaga perwakilan rakyat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.
PROTOKOL DALAM PENGERTIAN “PENGATUR ACARA”, bertugas menentukan pembawa acara dan petugas acara, mengurus soal dokumentasi, konsumsi, penerimaan tamu, hiburan, perlengkapan, keamanan, dan hal lain yang menunjang kesuksesan acara. Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat
Protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya.
Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara. Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7s.d. 9 Maret 2004 di Jakarta disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.”
Adapun yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat protokol yang berkompenten dalam menyelenggarakan keprotokolan dan seseorang yang memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan dengan keprotokolan.
JENIS-JENIS KEGIATAN PROTOKOL
Jenis-jenis kegiatan keprotokolan meliputi: Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:
1. Upacara pelantikan dan serah terima jabatan
2. Upacara penandatanganan naskah kerjasama
3. Upacara sumpah pegawai
4. Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru
5. Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya
6. Apel/Upacara Peringatan Hari-Hari Besar Nasional
7. Upacara Dies Natalies
8. Upacara wisuda sarjana
9. Upacara pengukuhan guru besar
10.Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa
11.Kuliah Umum, Workshop, FGD, Seminar
12.Acara Pembukaan dan Penutupan Kegiatan Mahasiswa, dll.
TUGAS DAN PERAN PROTOKOLER
Ada 5 tugas dan peran protokoler, meliputi:
1. Penataan Ruang/Tata Ruang Tempat Acara
Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. Dalam hal ini protokoler harus mampu mendesain tempat acara sesuai keperluan dan kebutuhan. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas, terdiri dari:
a. Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya
b. Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.
Yang perlu diperhatikan dalam penataan ruang/tempat acara :
a. Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)
b. Papan nama petunjuk yang diperlukan
c. Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat
d. Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.
Penjelasan mengenai perangkat keras sudah disebutkan, namun masih perlu diingat mengenai :
a. Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi
b. Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya. Khusus Pemandu Acara (MC) harus dipersiapkan dengan memilih personil yang benar-benar bisa dipercaya untuk membawakan acara dengan baik dan benar,
2. Tata Upacara
Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan:
a. Jenis kegiatan;
b. Bahasa pengantar yang dipergunakan;
c. Materi aktivitas.
Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi. Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.
3. Tata Tempat
Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial.
Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:
a. Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabatannya atau kedudukannya.
b. Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.
Pedoman atau Aturan Dasar Preseance:
a. Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului,
b. Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang di sebelag kanan.
Aturan umum tata tempat
a. Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.
b. Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.
Aturan tempat duduk, urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut:
a. Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi
b. Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.
c. Aturan urutan memasuki kendaraan
Tata urutan memasuki kenderaan, bagi undangan resmi atau kenegaraan memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. Tipe kenderaan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga harus mengenal pengetahuan protokoler, termasuk penampilannya.
4. Tata Busana
Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan. Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal. Busana yang ditentukan selalu mengikuti perintah atasan, panduan, surat edaran dan menyesuaikan tempat serta keadaan.
5. Tata Warkat
Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:
a. Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.
b. Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri.
c. Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.
d. Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.
e. Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang atau tidak ada kejelasan atau kepastian.
f. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.
g. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
h. Menentukan batas waktu penerimaan tamu.
i. Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)
j. Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).
TATA CARA MENGATUR KEGIATAN PROTOKOL
Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus meperhatikan:
1. Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah ditentukan berdasarkan peraturan, panduan, dan pedoman
2. Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan
3. Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.
PERAN DAN FUNGSI PROTOKOLER
Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas lembaga dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal, nasional, maupun nasional. Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh lembaga tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan unsur dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.
PROTOKOLER YANG BAIK
Protokoler yang baik adalah yang dapat menciptakan tata cara dan aturan dalam menyelenggarakan acara atau kegiatan resmi agar berjalan lancar dan sesuai dengan norma yang berlaku. Protokoler yang baik memastikan setiap unsur acara, mulai dari undangan hingga pelaksanaan acara diatur dengan rapi, tertib, lancar, dan khidmat. Hal ini mencakup pengelolaan waktu, pengaturan tempat, koordinasi antar pihak, dan penghormatan terhadap hierarki serta budaya dan selalu menampilkan yang terbaik dalam rangka menjaga marwah, kehormatan, dan kewibawaan lembaga . Protokoler yang baik mencerminkan profesionalisme dan komitmen terhadap detail disetiap acara dapat terlaksana dengan baik, lancar, tertib, khidmat, dan membuat semua pihak nyaman.
___________________________________________________________________________
KESIMPULANNYA ADALAH:
HUMAS, PUBLIKASI, DOKUMENTASI, DAN PROTOKOLER adalah:
1. Empat elemen penting dalam branding lembaga, memiliki definisi fungsi tugas dan perannya masing-masing serta memiliki dasar ilmu dan peraturan yang dijadikan dasar dalam pelaksanaan tugas dan pekerjaan.
2. Empat elemen penting yang saling terkait dalam mendukung keberhasilan suatu organisasi/institusi. Ke-empat elemen ini membutuhkan komunikasi dan koordinasi yang baik, komitmen terhadap standar etika, sumber daya manusia yang berkompeten penuh dedikasi dan memiliki loyalitas yang tinggi, keberpihakan pimpinan, kesejahteraan staf, penyediaan sarana dan prasarana yang memadahi, serta pemanfaatan teknologi secara optimal. Sehingga keberadaan Humas Publikasi Dokumentasi dan Protokoler pada sebuah lembaga/institusi dapat memberikan pelayanan yang terbaik untuk semua pihak sehingga dapat menghasilkan branding lembaga yang diinginkan dan dampak positif yang maksimal secara internal maupun masyarakat secara luas.
_____________________________________________________________
REFERENSI
1. Kasali, Rhenald. 1994. Manajemen Publicrelations: Konsep dan Aplikasinya di Indonesia. Jakarta: Pustaka Utama Grafiti.
2. Cutlip, Scott. M., dkk. 2009. Effective Public Relations. Jakarta: Kencana.
3. Jefkins, Frank. 1992. Public Relations. Jakarta: Erlangga.
4. Muntahar, S. 1985. Hubungan Masyarakat: Fungsi dan Peranannya dalam Manajemen. Yogyakarta: Andi Offset.
5. Kusumastuti, Frida. 2004. Dasar-dasar Hubungan Masyarakat. Bogor: Ghalia Indonesia.
6. Liliweri, Alo. 2014. Sosiologi dan Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara
7. Rachmadi, F. 1992. Public Relations dalam Teori & Praktek. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
8. Ruslan, Rosady. 2014. Manajemen Publik Relation dan Media Komunikasi (Konsep dan Aplikasi). Jakarta: Raja Grafindo.
9. Tunggal, Amin Widjaja. 2008. Dasar-Dasar Customer Relationship Management (CRM). Jakarta: Harvindo.
10.Agresivitas (Pengertian, Bentuk, Aspek dan Cara Mengontrol) By Muchlisin Riadi•08 Mar, 2022
11.Situs web Kamus Besar Bahasa Indonesia oleh Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia.
12.Berbagai Peraturan perundangan yang mengatur Humas, Publikasi, Dokumentasi, dan Protokoler yang berlaku.
13.Diskusi dari hasil bimtek dan berbagai agenda terkait Humas Publikasi Dokumentasi dan Protokoler
Link PDF: https://drive.google.com/file/d/14xenni2ccBLq7RP_-se6eRNaeS0qmY4I/view?usp=drive_link
