SAMARINDA, UINSI NEWS,- Pengelolaan dan penataan arsip secara profesional sesuai dengan peraturan yang berlaku di suatu lembaga sangat penting agar lembaga tersebut mampu memberikan pelayanan kearsipan kepada pihak-pihak yang berkepentingan secara efektif dan efisien.
Idealisme tersebut bisa direalisasikan di lembaga tersebut jika mempunyai Sumber Daya Manusia yang profesional di bidang kearsipan dengan pengetahuan yang memadai dalam bidang tersebut. Tentunya ditunjang dengan sarana dan prasarana yang memadai pula serta dukungan dari pimpinan. Selain itu, kerjasama dalam satu tim sangat dibutuhkan.
Untuk mewujudkan pengelolaan dan penataan arsip yang profesional sesuai peraturan yang berlaku tersebut, Ketua Tim Kerja Kearsipan UIN Sultan Aji Muhammad Idris Samarinda, Agus Mubarak, M.Pd.I., memberikan bimbingan teknis kepada staf pengelola arsip di Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan (FTIK) UIN Sultan Aji Muhammad Idris Samarinda. Rabu, (14/8).
Pada kesempatan tersebut, staf kearsipan FTIK dibimbing langsung cara pemberkasan arsip aktif dalam folder arsip dengan menggunakan Guide yang terdiri dari tiga kategori yaitu primer, sekunder, dan tersier. Berkas tersebut disimpan dalam filing cabinet dengan menggunakan map gantung. Agus mengingatkan bahwa berkas yang disimpan dalam filing cabinet tersebut harus berdasarkan Kode Klasifikasi Arsip (KKA) yang berlaku di masing-masing insansi.
Dalam hal ini, pemberkasan arsip aktif di UIN Sultan Aji Muhammad Idris Samarinda harus mengacu pada Kode Klasifikasi Arsip yang berlaku di UIN Sultan Aji Muhammad Idris Samarinda sesuai Surat Keputusan Rektor Universitas Islam Negeri Sultan Aji Muhammad Idris Samarinda nomor 6524 Tahun 2021 tentang Klasifikasi Arsip.
Agus menambahkan bahwa suatu instansi harus mempunyai empat instrumen sebagai pedoman pengelolaan arsip di instansi tersebut. Instrumen tersebut dikenal dengan istilah Empat Pilar Kearsipan. Salah satu instrumen dari keempat pilar tersebut adalah Kode Klasifikasi Arsip.
Bimbingan teknis yang dilakukan di FTIK tersebut merupakan langkah awal untuk membenahi pengelolaan dan penataan arsip di UIN Sultan Aji Muhammad Idris Samarinda agar sesuai dengan peraturan yang berlaku. Kegiatan ini akan dilanjutkan ke fakultas lainnya di lingkungan UIN Sultan Aji Muhammad Idris Samarinda. (HUMAS/Tim Kerja Kearsipan)
